Loading...
Biznes

Zarządzanie czasem w pracy

Zarządzanie czasem pracy, jako klucz do efektywnego wykonywania zadań

Proaktywność to aspekt niezwykle istotny dla organizacji. To jak wykonywana jest praca oraz w jakim stopniu wykorzystane są możliwości i kompetencje pracowników mierzone jest na różne sposoby. Prawidłowe zarządzanie czasem prowadzi nie tylko do poprawy efektywności pracy zespołu, ale także do poprawy jakości wykonywanych zadań. Chcąc jeszcze lepiej wykorzystać czas spędzony w pracy, przyjrzymy się kilku sposobom dzięki, którym nasza praca będzie jeszcze wydajniejsza. Chcesz poznać tajniki efektywnej pracy? Na czym polega właściwe zarządzanie czasem pracy? Czytaj dalej!

Likwidacja rozpraszaczy

Brzmi znajomo, prawda? Social media towarzyszą nam wszędzie. Każdego dnia jesteśmy bombardowani setkami powiadomień. Wiadomości, maile, powiadomienia, tak trudno się od nich odciąć. Jest to jednak konieczne, by móc efektywnie zarządzać czasem w pracy. Rozpraszacze pochłaniają całe godziny, powodując, że od jednego powiadomienia przechodzimy do setki. W natłoku obowiązków bardzo trudno rozdzielić nam niepotrzebne informacje od tych niezbędnych. Zapchana od reklam poczta, mnóstwo prywatnych wiadomości, to wszystko powoduje, że zanim rzeczywiście podejmiemy realne działanie, poświęcimy kilkanaście minut na przeglądanie prywatnych połączeń. 

 

Wyłączenie powiadomień w przeglądarce wpływa na zarządzanie czasem pracy
Przeglądarka umożliwia wyłączenie powiadomień push. Źódło: https://mobirank.pl/2019/04/08/jak-wylaczyc-powiadomienia-push-stron-www-w-przegladarkach/

Rezygnacja z wielozadaniowości – sposoby na zarządzanie czasem pracy

Podobnie reaguje nasz mózg w przypadku wielozadaniowości. Czy wiedziałeś, że zjawisko podzielnej uwagi tak naprawdę nie istnieje? Część zadań wykonywanych w ten sposób jest automatyczna. Nasz mózg doskonale zapamiętuje czynność i wykorzystuje to w przypadku, gdy np. rozmawiając, sprzątamy. Niestety czynności wykonywane automatycznie narażone są na większe niepowodzenie niż te, na których skupiamy naszą rzeczywistą uwagę. Wyobraź sobie, że myjesz naczynia, w zlewozmywaku znajduje się stłuczona szklanka. Wykonując, tę czynność automatycznie, jednocześnie prowadząc rozmowę, nie zauważasz jej. Tak samo dzieje się w przypadku twojej pracy. Wykonując pewne czynności mechanicznie, by móc jednocześnie skupić się na innych stwarzasz ryzyko większej pomyłki niż w przypadku całkowitego skupienia. 

Korzystanie z zadań priorytetowych – organizacja czasu w pracy 

Zarządzanie czasem zespołu wymaga określenia jasnych priorytetów. Uporządkuj zadania  kolejności od najistotniejszych do tych mniej ważnych. Zespół musi mieć świadomość wagi powierzonego zadania. Umiejętność wyznaczania priorytetów jest niezwykle ważną cechą. Wyznaczanie priorytetów jest szczególnie istotne podczas zarządzania czasem w pracy zdalnej. Efektywna praca zdalna wymaga jasno określonych zadań oraz czasu ich wykonania. Zarządzanie czasem w pracy biurowej w tym kontekście nie różni się od pracy zdalnej, czy hybrydowej. Priorytety dotyczą każdej sfery naszego życia. Bez nich zapanowałby całkowity chaos.

Zarządzanie czasem w pracy biurowej – aplikacje 

Wyznaczanie priorytetów nie należy do najłatwiejszych, dlatego z pomocą przychodzą nam aplikacje. Jedną z nich jest to do list, jest to aplikacja, która wspiera planowanie oraz wyznaczanie priorytetów. Pozwala w szybki sposób ustalić priorytety dla zadań, tworzyć projekty. Umożliwia nawet dodawanie komentarzy. Synchronizuje się między urządzeniami, tworzy statystyki i raporty z wykonanych zadań. Dzięki temu możesz szybko i sprawnie zaplanować działania priorytetowe. Any do to aplikacja o nieco skromniejszej formie. Pozwala na stworzenie notatki, dodanie członków zespołów oraz oznaczenie priorytetów. Potrzebujesz interaktywnego kalendarza, masz niewiele miejsca w telefonie? Skorzystaj, z tego co już posiadasz. Pakiet Google jest ogólnie dostępny, często już zainstalowany w twoim telefonie. Wykorzystaj możliwości google, by sprawnie ustalać i monitorować zadania zespołu. Masz do dyspozycji mnóstwo możliwości. 

Mądre zarządzanie czasem pracy dzięki planowi pracy
Plan pracy opracowany przy użyciu aplikacji to do. źródło: https://msmobile.pl/microsoft-to-do-android-ios-windows-10

 

Kontrola wyników – zarządzanie czasem pracowników

Aplikacje pomagają nam na wielu płaszczyznach. Wykorzystać je możesz także w celu skontrolowania efektów pracy zespołu. Kontrola wyników jest niezwykle ważna w kontekście zarządzania czasem pracowników. Dzięki danym statystycznym jesteśmy w stanie oszacować, ile czasu pochłonęło zadanie oraz jaki wysiłek został poniesiony. Zarządzanie czasem nie jest możliwe bez odpowiednio skontrolowanej pracy. Możemy zakładać, ile dany pracownik powinien poświęcić na określoną czynność, ale potwierdzenia w formie danych, jest to tylko i wyłącznie nasze założenie. Dodatkowo, pracownik, który ma świadomość, że jego praca podlega weryfikacji, a czas na jej wykonanie jest ściśle określony, dużo bardziej przykłada się do wykonywanych obowiązków. 

Limity czasowe – zarządzanie czasem

Limity czasowe to świetny sposób na ograniczenie niepożądanych działań podczas pracy, takich jak korzystanie z urządzeń mobilnych w innych celach niż te przewidziane przez pracodawcę. Limity czasowe działają na nas motywująco. Jeśli mamy mało czasu szybko przechodzimy do działania. Mają na celu ustalenie przeciętnego czasu, jaki pracownik powinien poświęcić na powierzone mu zadanie. Stosowanie ich wspiera organizację czasu pracy oraz ułatwia koordynację nad pracownikami. Prawidłowo zaplanowana organizacja czasu pracy wymaga szczegółowo określonych terminów oraz godzin wykonania polecenia. 

Efektywna praca to zjawisko, do którego dąży niemal każda organizacja. Czas jest niezwykle cennym elementem naszego życia, w pracy ceniony jest szczególnie. Zarządzanie czasem pracy zespołu, nie należy do najłatwiejszych zadań, z jakimi zmierzyć się musi lider. Na szczęście dzięki zastosowaniu metod przedstawionych w artykule zadanie to może być o wiele prostsze.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *